نحوه سازماندهی Gmail (برای دریافت سریعتر صندوق ورودی)

نحوه سازماندهی Gmail (برای دریافت سریعتر صندوق ورودی)


این 9 نکته به شما می آموزد که چگونه Gmail خود را مانند رئیس سازماندهی کنید تا بتوانید همه چیز را پیدا کرده و به صفرهای صندوق ورودی معمولی برسید.

چگونه می توان gmail خود را بر روی imac سازماندهی کرد

صندوق ورودی ایمیل: همه را داریم! اما برخی از آنها بسیار آشفته تر از دیگران هستند.

من مطمئن هستم که میزان سفارش صندوق ورودی به اندازه وضعیت همه کمد لباس های ما متفاوت است: برخی از آنها به دقت نگهداری می شوند و برخی دیگر اضافی ندارند.

اگر روی دومی گیر کرده اید و مطمئن نیستید که از کجا تمیز کردن صندوق ورودی خود را شروع کنید ، من چندین راهنمایی برای شما برای راه اندازی سیستمی که می توانید دریافت کنید ، دارم.

در اینجا 9 روش برای سازماندهی Gmail مانند رئیس وجود دارد.

چگونه صندوق ورودی Gmail خود را سازماندهی کنیم

1 – نوع صندوق ورودی و چندین صندوق ورودی خود را تغییر دهید

من به Gmail اعتبار می دهم که آنها به طرق مختلف ساخته شده اند تلاش كردن تا کاربران خود را سازماندهی کند. برگه ها یکی از آنها هستند. برگه ها ایمیل شما را بر اساس دسته بندی می کنند: مهم ، تبلیغات ، اجتماعی ، انجمن ها و غیره. اما تقسیم ایمیل ها به دسته ها به این معنی است که شما در حال حاضر مکان های بیشتری برای جستجو و مکان های بیشتری برای جمع آوری ازدحام دیجیتال دارید.

شش نوع صندوق ورودی مختلف برای انتخاب در تنظیمات سریع وجود دارد. ترجیح صندوق ورودی من صندوق ورودی چندگانه است که دارای پشته های عمودی (یک یا چند) است که به شما امکان می دهد ایمیل های خود را به صورت خودکار مرتب کنید. هدف من این است که از صندوق ورودی خود به عنوان صندوق ورودی استفاده کنم و نه به عنوان کابینت ذخیره سازی.

بنابراین چندین صندوق ورودی را بررسی می کنم و اولین شکاف خود را برای نگهداری پیام های ذخیره شده تنظیم می کنم. این به من این امکان را می دهد تا پیامهایی را که نیاز به پاسخ یا عمل دارند سریع مرتب کنم.

2 – حذف آشفتگی بصری برای نگاه مینیمالیستی

اگر از این ویژگی ها استفاده می کنید ، آنها را رایگان بگذارید. اما اگر هرگز در Gmail چت نمی کنید یا از نشانگرهای اهمیت به عنوان بخشی از استراتژی سازمانی خود استفاده نمی کنید – این دستور بصری را خاموش کنید! همه این تغییرات را می توان در تنظیمات انجام داد.

  • نشانگرهای مهم را خاموش کنید (سفارش غیر ضروری!)
  • غیرفعال کردن چت و ضربه زدن (یکی از زبانه های ناوبری در تنظیمات اصلی شما)
  • برای جلوگیری از فضای سفید غیر ضروری بین پیام ها ، تنظیم “فشرده” را انتخاب کنید
  • موضوع خود را سفید و مینیمال کنید (این ترجیح شخصی من است ، اما توصیه من نیز است!)

3 – بهترین ویژگی های Gmail را فعال کنید

برخی از بهترین ویژگی های Gmail در وقت شما بسیار صرفه جویی می کند! قبل از شروع سازماندهی ، مطمئن شوید که این موارد در تنظیمات فعال باشد:

میانبرهای صفحه کلید

میانبرها را فعال کنید و با آنهایی که بیشتر از آنها استفاده می کنید یادداشت برهنه بزنید: صندوق ورودی را وارد کنید (این را به عنوان یک “من” ساده در من قرار داده ام) ، آهنگسازی ، پاسخ ، ارسال ، ستاره.

ارسال و بایگانی شود

این دکمه تنها باعث صرفه جویی در تعداد زیادی کلیک شما می شود!

نوشتن هوشمند

این ویژگی پاسخهای متداول شما را می آموزد تا هر زمان که بخواهید آنها را به طور خودکار پر کنید. به عنوان مثال ، اگر “آدرس من است” را تایپ کنید ، آدرس شما به طور خودکار پر می شود. جن!

پاسخ هوشمندانه

Gmail پاسخ هایی را ارائه می دهد که شما با یک کلیک یا با متنی مانند “خوب به نظر می رسد!” ارسال می کنید. یا “نه متشکرم” یا “این برای من کار می کند!” بر اساس موضوع ایمیل این ویژگی به ویژه در تلفن همراه مفید است.

الگوها

این ویژگی را روشن کنید! موارد زیر در این مورد بیشتر است.

4 – بایگانی کنید ، حذف نکنید

هنگامی که Gmail شروع به کار کرد ، یکی از بهترین ویژگی های آن ذخیره و جستجوی سابقه ایمیل شما بود. به جای حذف ایمیل هایی که با آنها کار کرده اید ، می توانید آنها را بایگانی کنید در صورت نیاز بعداً به آنها ارجاع دهید یا یک ایمیل جدید را در زمینه یک مکالمه قدیمی مشاهده کنید.

بسیاری از افراد تفاوت بین بایگانی و حذف را درک نمی کنند. وقتی یک ایمیل را حذف می کنید ، به سطل زباله شما می رود و به طور خودکار در 30 روز برای همیشه از سابقه شما حذف می شود. هنگام بایگانی ، به Gmail می گویید: “این ایمیل را از صندوق ورودی من حذف کنید ، اما آن را برای همیشه در تاریخچه نامه همه من نگه دارید.”

بایگانی = حذف از صندوق ورودی من

من از طرفداران آرشیو هستم زیرا هرگز نمی دانید چه زمانی به شما ایمیل می رسد یا به دنبال چیزی می گویید که فکر می کردید به آن احتیاج ندارید. همه چیز را بایگانی کنید!

تنها زمانی که از دکمه حذف استفاده می کنم زمانی است که شخصی دسته ای از فایل های بزرگ را برای من ارسال می کند ، مانند عکس هایی با وضوح بالا که فضای ذخیره سازی من را پنهان می کند.

5 – برچسب ها = پوشه ها

برچسب ها در Gmail به عنوان برچسب هایی برای ایمیل ها عمل می کنند که به شما امکان می دهد آنها را گروه بندی کنید. برخی افراد آنها را پوشه می دانند ، اما در واقع آنها برچسب هستند زیرا شما یک برچسب در صندوق ورودی خود یا برچسب های بیشتری در یک ایمیل دارید.

به دلیل تمرکز Gmail بر جستجو ، نیازی به استفاده از پوشه ها ندارید. بسیاری از مردم ساعت ها وقت خود را برای سازماندهی ایمیل های خود تلف می کنند – این کار را نکنید! وقت شما بیش از حد ارزشمند است. بهترین راه استفاده از آنها فیلتر ماشین است که در زیر توضیح می دهم!

6 – فیلترها = کاری را بطور خودکار انجام دهید

اگر واقعاً می خواهید صندوق ورودی شما برای شما کار کند و در وقت شما صرفه جویی کند ، فیلترها در Gmail عالی هستند.

فرض کنید ، برای مثال ، شما تأییدیه سفارش را برای کسب و کار خود دریافت می کنید. من از تجارت پیشخوان زیبایی خود به عنوان مثال استفاده می کنم. شما می توانید هر ایمیل سفارشی را به صورت دستی دریافت ، بخوانید ، ستاره گذاری و بایگانی کنید. یا می توانید یک فیلتر ایجاد کنید تا هر چهار این مراحل را برای شما انجام دهد به طوری که وقتی سر کار می نشینید همه سفارشات جدید شما منتظر شما هستند.

نحوه ایجاد فیلتر در مرحله 1 جیمیل

هر رایانامه ای که اغلب دریافت می شود یک نامزد عالی برای فیلتر است:

  • ایمیل هایی که می خواهید جستجو کنید اما نیازی به خواندن آنها ندارید -> به عنوان خوانده شده علامت گذاری شده و صندوق ورودی ظاهر می شود
  • پیامهایی که اغلب / همیشه به شخص دیگری منتقل می کنید ، مانند دستیار مجازی -> به عنوان خوانده شده ، ارسال شده و بایگانی شده علامت گذاری شده است
  • پست الکترونیکی که در یک روز خاص از هفته دسته بندی می کنید -> به عنوان خوانده شده ، برچسب و بایگانی مشخص می شود (فقط به یاد داشته باشید که هر هفته آن برچسب را بررسی کنید!)

7 – از الگوها برای سازماندهی ایمیل های مکرر ارسال شده استفاده کنید

اگر همیشه برای خود ایمیل مشابهی می نویسید و در مورد الگوها راه حل شما است! آنها کمی در پنجره ایمیل نوشتن دفن شده اند ، اما هنگامی که آنها را پیدا کردید ، می دانید کجا و چگونه از آنها استفاده کنید.

برای نوشتن یک ایمیل جدید ایجاد کنید و روی سه نقطه کنار سطل زباله در زیر کلیک کنید:

نحوه استفاده از قالب های جیمیل

الگوها را از این قسمت ذخیره ، درج ، بازنویسی و حذف کنید. همچنین می توانید پیوندهایی را به اسناد متصل شده پیوست کنید! اگر می خواهید قالب را کمی سفارشی کنید ، قبل از ارسال آن را اصلاح کنید. این کار در وقت شما بسیار صرفه جویی می کند!

8 – از قانون 24 ساعت استفاده کنید

اکنون که صندوق ورودی خود را به طور کامل تنظیم کرده اید ، آماده هستید که در دراز مدت آن سازمان ایمیل را متزلزل کنید! در اینجا چند دستورالعمل سریع برای عکاسی آورده شده است:

در طول 24 ساعت به ایمیل های ستاره پاسخ دهید یا اقدامی انجام دهید

ایمیل های مهم را ستاره دار کنید و هدفی برای پاسخگویی یا اقدام در عرض 24 ساعت داشته باشید.

از قابلیت تعویق استفاده کنید

اگر ایمیل را در 24 ساعت دریافت نکردید ، آن را به تعویق بیندازید تا بدانید که به یک ضربه نیاز دارید. هنگامی که پیام را روی آن قرار می دهید ، ساعت کوچک را در بالا سمت راست پیام جستجو کنید یا در داخل یک پیام باز در نوار ابزار در بالا جستجو کنید. اگر می خواهید ایمیل دوباره “برسد” ، روز و ساعت را تنظیم کنید. همیشه می توانید به ایمیل های تعویق شده در برچسب (پوشه) تعویق دسترسی پیدا کنید.

آن را به یک وظیفه تبدیل کنید (یا اطلاعات را به جایی دیگر منتقل کنید)

اگر مطمئن نیستید که چه موقع به ایمیل بروید ، این کار را بدون توجه به نرم افزارهای لیست کارها (یا کاغذ!) که استفاده می کنید انجام دهید. یا اطلاعات را به تقویم خود منتقل کنید. اگر نیاز به ذخیره دستورالعمل های یک رویداد دارید ، فقط آدرس را مستقیماً در تقویم خود وارد کنید. اگر نیاز دارید یک بلیط الکترونیکی برای یک رویداد ذخیره کنید ، بارکد را اسکرین شات کرده و آن را در برنامه Notes خود ذخیره کنید.

9 – فیلم> نحوه سازماندهی Gmail خود را در عمل ببینید!

https://www.youtube.com/watch؟v=BDTPTkcVPBo

اگر این نکات را مفید می دانید ، کافی است سطح تمام سازمان های دیجیتالی را که می توانید در زندگی خود فتح کنید خراش دهید!

از کارگاه رایگان من در مورد همه چیز هرج و مرج دیجیتال دیدن کنید:برگزاری کارگاه آموزشی رایگان از طریق ایمیل

همچنین ممکن است دوست داشته باشید:



دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


*